Riflessioni per gli espositori

A cosa serve partecipare ad una fiera settoriale?

La fiera è uno dei momenti più importanti nella comunicazione di un’azienda, luogo di contatto privilegiato tra chi espone e il suo target. La fiera è uno strumento prezioso, rispetto ad altri media classici, perché chi vi partecipa ha scelto di stare in prima linea e di lanciare un messaggio ben preciso alla propria clientela. Se questo è un indubbio vantaggio, può anche rivelarsi un boomerang se la presenza viene realizzata prescindendo dal pubblico di riferimento. Proprio perché sappiamo chi visiterà il nostro stand abbiamo il dovere di costruire i nostri messaggi in modo mirato a quel target per raggiungere gli obiettivi che ci siamo dati.

La prima domanda che dovremmo porci è: qual è la manifestazione che può aiutarmi a raggiungere gli obiettivi? E non, come sappiamo spesso accade, “devo partecipare a questa fiera,
cosa posso portare?”.

Fare chiarezza su questo punto è un passaggio fondamentale per stabilire la strategia e la metodologia di comunicazione che si attueranno.

Un primo obiettivo che si può perseguire attraverso la presenza in fiera, è quello dell’accrescimento della propria immagine, intendendo con questo la corporate identity. Le azioni di comunicazione si indirizzeranno alla verifica di quanto percepito dal pubblico esterno, e all’indirizzare lo stesso verso una corretta interpretazione del nostro posizionamento.
La comunicazione si attua, in primo luogo, attraverso l’allestimento dello spazio espositivo. Lo stand è il “biglietto da visita” con cui ci presentiamo al visitatore, il primo elemento di contatto che trasmette informazioni su di noi. L’allestimento deve essere studiato per favorire l’instaurarsi di una relazione “amichevole”, il visitatore deve sentirsi a suo agio e sentire che il personale presente è a sua disposizione per agevolargli la visita.
Gli operatori addetti allo stand agli occhi del visitatore rappresentano l’azienda stessa, perciò dovranno essere particolarmente motivati, informati e preparati rispetto agli obiettivi.

La promozione della presenza in fiera andrà anch’essa programmata sia per la fase pre-fiera, con l’obiettivo di indurre alla visita o alla partecipazione, sia per la fase in-fiera, per comunicare in-time quello che sta accadendo, in particolare attraverso l’ufficio stampa, con la stesura di comunicati giornalieri, sia in fase post-fiera, per rendicontare e sedimentare i risultati ottenuti.

Dal punto di vista organizzativo, qualunque sia il tipo di manifestazione, e gli obiettivi della presenza, gli uffici stampa e comunicazione saranno i principali incaricati dell’organizzazione e progettazione dello spazio espositivo e dei materiali di supporto, stampati, multimediali, ecc.. Sembra superfluo ribadire che questi strumenti devono essere mirati rispetto agli obiettivi: la fiera non deve diventare il luogo per “smaltire la carta che giace in magazzino”! Il rischio è “l’effetto marmellata”, noto in pubblicità, per cui un sovraffollamento di informazioni le rende tutte poco visibili.

Non perdiamo l’occasione di osservare gli altri, di visitare la manifestazione, di partecipare agli eventi. Solo in questo modo potremo raccogliere gli elementi utili alla valutazione di una nostra eventuale presenza all’edizione successiva.
In fase di post-fiera i testimoni privilegiati dell’evento dovranno essere in grado di relazionare gli esiti della presenza: numero e tipologia di contatti, richieste, aspettative, reclami, ecc.. Per poter svolgere efficacemente questo compito è opportuno tenere un registro delle visite, in cui verranno annotati tutti i dati anagrafici utili alla costruzione di un database, e tutti gli elementi qualitativi utili alla verifica e ridefinizione della partecipazione.

La verifica andrà effettuata su due livelli, non solo sul successo della nostra presenza, ma anche della riuscita dell’evento nel suo complesso: sia a livello di comunicazione che di gestione e logistica dei servizi, nonché dell’attrazione suscitata nei confronti del target di visitatori/buyers del settore. .
 

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